賃貸管理会社の担当者を変更したい
賃貸経営をしていると、「担当者と連絡が取りにくい」「報告や提案がない」「相性が合わない」といった理由から、管理会社の担当者を変えたいと感じることがあります。
管理委託契約はオーナーと管理会社の間で結ぶもので、担当者個人と契約しているわけではありません。そのため、担当者の変更を希望すること自体は珍しいことではなく、伝え方や進め方を押さえておけば、契約に影響を与えずに対応してもらえるケースが多くあります。
この記事では、アパート・マンションのオーナーに向けて、賃貸管理会社の担当者変更は可能なのか、依頼の伝え方や手順、注意点をまとめて解説します。
賃貸管理会社の担当者は
変更してもらえる？
結論として、担当者の変更を依頼すること自体は可能です。前述のとおり管理委託契約は会社と締結しているため、担当者を誰にするかは基本的に管理会社側の裁量で決められます。オーナーから変更を希望しても、契約内容そのものが不利になることはありません。
ただし、実際に変更できるかどうかは会社の人員体制によって変わります。担当できるスタッフに余裕のある会社であればスムーズに交代してもらえますが、少人数で運営している会社では、すぐに後任を用意できないこともあります。
担当者変更と管理会社変更の違い
「担当者を変えたい」と考えたとき、まず整理しておきたいのが、担当者の変更と管理会社そのものの変更の違いです。
- 担当者変更……契約している管理会社はそのままで、窓口となる担当スタッフだけを替えてもらう方法。手続きの負担が小さく、まず検討したい選択肢
- 管理会社変更……契約している会社を解約し、別の管理会社へ乗り換える方法。解約や引き継ぎなど手続きが多く、負担が大きい
不満の原因が担当者個人にある場合は、まず担当者変更から検討するのが現実的です。会社の体制そのものに問題がある場合は管理会社の変更も視野に入りますが、その際の注意点は「賃貸管理会社変更のトラブルとは？」で詳しく解説しています。
担当者を変えたいと感じる
主なケース
オーナーが担当者の変更を検討するきっかけには、次のようなものがあります。
- 連絡が遅い・折り返しがない
問い合わせへの返信に時間がかかる、電話やメールの折り返しがないなど、コミュニケーションが取りにくい - 報告や共有が不足している
空室状況や滞納、クレームなどについて、オーナーから聞かないと報告がない - 提案力に不満がある
空室が続いていても、募集条件の見直しや賃料に関する提案がない - 対応が高圧的・相性が合わない
やり取りのたびにストレスを感じる、要望を受け止めてもらえない - ミスや伝達漏れが多い
依頼した内容が反映されない、社内での引き継ぎが不十分で同じ説明を何度も求められる
こうした不満がそのまま管理品質の低下につながっている場合は、「賃貸管理会社の対応がいい加減」に関する記事もあわせて確認してみてください。
担当者変更を依頼する前に
確認すること
変更を申し出る前に、次の3点を整理しておくと、依頼がスムーズに進みやすくなります。
不満が「担当者個人」か「会社の体制」かを切り分ける
まず、感じている不満が担当者個人の問題なのか、会社全体の体制の問題なのかを切り分けます。担当者を替えても、会社の方針やルールに起因する問題であれば改善しないことがあるためです。連絡や提案の質が担当者によって左右されていると感じるなら、担当者変更で改善する可能性が高いといえます。
管理委託契約の業務範囲を確認する
「対応してくれない」と感じていた業務が、実は契約に含まれていないというケースもあります。委託契約書を確認し、報告義務や修繕対応、募集活動などがどこまで管理会社の責任範囲なのかを把握しておきましょう。
改善してほしい点を具体的に整理し、記録を残す
「連絡が遅い」「報告がない」といった不満は、できるだけ具体的な事実として整理しておきます。いつ、どのような依頼をして、どのくらい対応がなかったのかをまとめておくと、変更を依頼する際の客観的な材料になります。やり取りはメールや書面で残すと、後の説明もしやすくなります。
担当者の変更を依頼する
伝え方・手順
担当者変更は、次のような流れで依頼するとスムーズです。
- 担当者の上長・支店長、または会社の問い合わせ窓口に連絡する
- 変更を希望する理由を、感情的にならず具体的・客観的に伝える
- 後任に求める対応（連絡の頻度、経験、提案力など）の希望を伝える
- 引き継ぎを丁寧に行ってもらうよう依頼する
- 依頼内容や合意事項はメール・書面で記録に残す
角を立てずに伝えるポイント
担当者変更を申し出る際は、相手を責める伝え方ではなく、「今後の運営をより良くするために」という前向きな切り口にすると、会社側も対応しやすくなります。たとえば「連絡や報告をもう少しこまめにいただける体制にしたい」といった形で、事実と希望をセットで伝えると、無用な対立を避けられます。
担当者変更を依頼するときの
注意点
- 事実ベースで伝える
感情的な言い方は避け、具体的な事実と改善してほしい点を中心に伝える - 会社の体制課題は残る場合がある
後任も同じ会社のスタッフのため、会社全体の方針やルールに原因がある場合は改善しないこともある - 小規模な会社では交代要員がいないことがある
人員に余裕がない会社では、すぐに担当者を替えられないケースもある - 引き継ぎ漏れに注意する
担当が替わる際は、物件情報・入金状況・クレーム履歴・鍵の管理などの引き継ぎが確実に行われているか確認する
担当者を変えても改善しないときは
管理会社の変更も検討
担当者を変更し、改善要望を具体的に伝えても状況が変わらない場合は、会社全体の体制に問題がある可能性が考えられます。その場合は、管理会社そのものの変更を検討することになります。
ただし管理会社の変更は、解約手続きや入居者への通知、新旧管理会社間の引き継ぎなど、注意すべき点が多くあります。手順や失敗を防ぐポイントは「賃貸管理会社変更のトラブルとは？」で解説しているので、あわせて参考にしてください。
担当者の対応に不安がある場合は、報告や提案をしっかり行ってくれる賃貸管理会社を選ぶことが大切です。
当サイトでは、目的別に港区エリアに対応した賃貸管理会社を紹介しています。賃貸管理会社をお探しのオーナーは、参考にしてみてください。
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