賃貸管理会社変更のトラブルとは？

賃貸経営をしていると、「管理会社の対応が遅い」「空室対策に不満がある」「修繕費や管理費が高い」などの理由から、賃貸管理会社の変更を検討することがあります。

しかし、管理会社の変更は、単に依頼先を変えれば終わるものではありません。旧管理会社との解約、入居者への通知、家賃振込先の変更、契約書や鍵の引き継ぎなど、対応を誤るとトラブルにつながる可能性があります。

この記事では、アパート・マンションのオーナーに向けて、賃貸管理会社を変更する際に起こりやすいトラブルと、失敗を防ぐための確認ポイントを解説します。

賃貸管理会社の変更で起こりやすいトラブル

管理会社変更で特に注意したいのは、契約内容の確認不足、入居者への案内不足、書類や金銭情報の引き継ぎ漏れです。関係者が多いため、事前準備が不十分だと、オーナー・入居者・旧管理会社・新管理会社の間で認識のずれが生じやすくなります。

旧管理会社との解約トラブル

まず確認すべきなのは、現在の管理会社と締結している管理委託契約書です。契約書には、解約予告期間、解約方法、違約金の有無、自動更新の条件などが定められている場合があります。

たとえば「解約の3か月前までに書面で通知する」といった条項があるにもかかわらず、急に解約を申し出ると、違約金や数か月分の管理報酬を請求される可能性があります。口頭で伝えただけでは正式な通知とみなされないこともあるため、契約書に沿って書面で手続きすることが重要です。

入居者への通知不足による家賃振込トラブル

管理会社が変わると、入居者の問い合わせ先や家賃の振込先が変わることがあります。通知が不十分だと、入居者が旧管理会社の口座へ家賃を振り込んでしまったり、振込先変更を不審に感じて支払いを保留したりするおそれがあります。

特に、振込先変更を装った詐欺と誤解されないよう注意が必要です。通知書には、管理会社変更日、新旧管理会社名、新しい連絡先、振込先、問い合わせ窓口を明記し、必要に応じてオーナー名義でも案内を出すと安心です。

書類・鍵・入居者情報の引き継ぎ漏れ

旧管理会社から新管理会社への引き継ぎが不十分だと、変更後の対応に支障が出ます。賃貸借契約書、入居者台帳、鍵、保証会社の情報、火災保険の情報、家賃の入金状況、滞納履歴、クレーム履歴、修繕履歴などは必ず確認しましょう。

たとえば、騒音トラブルの履歴が共有されていなければ、再度相談があった際に対応が遅れる可能性があります。また、鍵の本数や保管場所が不明確なままだと、退去時や緊急対応時に混乱することもあります。

敷金・保証会社・火災保険の移管トラブル

金銭や契約に関する情報も、トラブルになりやすいポイントです。敷金や預り金については、誰が、いくら、どの名目で預かっているのかを明確にしておく必要があります。

保証会社によっては、管理会社の変更に伴い、契約内容の確認や再手続きが必要になる場合があります。火災保険についても、旧管理会社が代理店になっている場合は、窓口変更の有無を確認しておきましょう。

管理会社を変更する前に確認すべきこと

管理会社の変更を決める前に、まず現在の不満を整理しましょう。「連絡が遅い」「空室対策の提案がない」「修繕費が不透明」「滞納対応に不安がある」など、改善したい点を明確にしておくと、新しい管理会社を比較しやすくなります。

次に、管理委託契約書を確認します。解約予告期間、違約金、通知方法、契約満了日、自動更新の有無は必ず確認しましょう。旧管理会社との契約終了日と、新管理会社の業務開始日がずれると、管理会社不在の期間が生じる可能性があります。

また、進行中の滞納、クレーム、修繕、更新、退去予定なども一覧にしておくと安心です。特にトラブル対応中の案件がある場合は、いつ、誰が、どこまで対応したのかを新管理会社へ正確に共有する必要があります。

管理会社変更をスムーズに進める手順

管理会社変更は、基本的に次の流れで進めます。

• 新しい管理会社を選定する
• 旧管理会社との契約内容を確認する
• 旧管理会社へ書面で解約通知を出す
• 入居者へ管理会社変更と振込先変更を通知する
• 契約書・鍵・金銭情報などを引き継ぐ
• 変更後1〜2か月は入金状況や問い合わせ状況を確認する

先に旧管理会社へ解約を申し出てしまうと、新しい管理会社が決まらず管理体制に空白が生じる可能性があります。旧管理会社に解約通知を出す前に、新管理会社の候補を決めておくことが望ましいでしょう。

入居者への通知は、変更日の1か月前を目安に行うと安心です。家賃振込先や口座振替の手続きが変わる場合、入居者にも準備期間が必要です。書面だけでなく、メール、掲示、電話など複数の方法で案内すると、伝達漏れを防ぎやすくなります。

新しい管理会社を選ぶときのチェックポイント

新しい管理会社を選ぶ際は、管理手数料の安さだけで判断しないことが大切です。手数料が安くても、対応範囲が狭かったり、追加費用が多かったりすると、結果的に不満が残る可能性があります。

比較する際は、管理手数料に含まれる業務、別料金になる業務、緊急対応の範囲、修繕見積もりの取り方、滞納督促の流れ、クレーム対応、月次報告の内容を確認しましょう。

また、空室対策に不満があって変更する場合は、具体的な提案があるかを確認します。周辺相場の分析、募集条件の見直し、広告掲載、写真や間取り図の改善、設備提案など、実行内容まで説明してくれる会社を選ぶとよいでしょう。

一定規模以上の賃貸住宅管理業者には、賃貸住宅管理業の登録が義務付けられています。新しい管理会社を選ぶ際は、賃貸住宅管理業の登録状況や管理実績も確認しておくと、信頼性を判断する材料になります。

管理会社変更で失敗しないためのチェックリスト

• 管理委託契約書の解約条項を確認したか
• 解約予告期間と違約金の有無を確認したか
• 旧管理会社へ書面で解約通知を出したか
• 新管理会社の業務開始日を決めたか
• 入居者へ変更日・連絡先・振込先を通知したか
• 契約書、入居者台帳、鍵を引き継いだか
• 家賃入金状況、滞納履歴、クレーム履歴を共有したか
• 敷金・預り金・保証会社・火災保険の情報を確認したか
• 変更後の初月家賃と問い合わせ状況を確認したか

まとめ

賃貸管理会社の変更では、旧管理会社との解約、入居者への通知、新管理会社への引き継ぎなど、注意すべき点が多くあります。トラブルの多くは、契約内容の確認不足、通知不足、書類や金銭情報の引き継ぎ漏れによって発生します。

管理会社の変更を検討する際は、まず現在の不満や改善したい点を整理し、管理委託契約書を確認しましょう。そのうえで、新しい管理会社の業務範囲、費用、報告体制、空室対策、滞納・クレーム対応の体制を比較することが大切です。

事前準備と引き継ぎを丁寧に行えば、入居者への影響を抑えながら、管理体制の改善につなげることができます。

参照元

• 国土交通省「賃貸住宅管理業法ポータルサイト」
  https://www.mlit.go.jp/tochi_fudousan_kensetsugyo/pm_portal/
• 国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」
  https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk3_000021.html
• 公益財団法人 日本賃貸住宅管理協会
  https://www.jpm.jp/